Documenten voor de verkoop van een woning

Om een woning in Spanje te verkopen hebt u minimaal nodig: de eigendomsakte, een recent uittreksel uit het eigendomsregister (nota simple), uw paspoort met NIE (het Spaanse identificatienummer voor buitenlanders), het energielabel, het laatste aanslagbiljet van de IBI (de jaarlijkse onroerendgoedbelasting) en een verklaring van de vereniging van eigenaren dat u de servicekosten hebt voldaan. Is er een hypotheek, dan komt daar de schuldverklaring van de bank bij. Al het andere hangt af van de woning, de ligging en hoe u eraan gekomen bent.

Het gaat er niet om dat u alles op de eerste dag hebt, maar dat u weet wat er in elke fase nodig is: vóór het adverteren, bij het reserverings- en aanbetalingscontract, en bij de notaris. Aan het eind vindt u een tabel met wie elk document afgeeft, hoe lang het duurt en wat het kost.

Wat hebt u nodig voordat de woning te koop wordt gezet?

Vier documenten. Daarmee is de advertentie wettig, berust de prijs op echte gegevens en krijgt elke koper die iets vraagt meteen antwoord.

Eigendomsakte. Dit is de escritura, de notariële akte die bewijst dat de woning van u is. Kunt u haar niet vinden, dan bewaart de notaris die haar opstelde het origineel en geeft hij binnen enkele dagen een gewaarmerkt afschrift af (op de nota simple staat welke notaris het was). Kreeg u de woning door erfenis of schenking, dan is die akte uw eigendomsbewijs.

Nota simple uit het Registro de la Propiedad. Een samenvatting van wie als eigenaar staat ingeschreven, hoe de woning is omschreven en of er lasten op rusten (hypotheek, beslagen, erfdienstbaarheden). U vraagt haar online aan via registradores.org voor 9,02 euro plus btw en ze komt binnen 24 tot 48 werkuren. Vraag haar vroeg aan: verrassingen (een afgeloste maar nooit doorgehaalde hypotheek, een oppervlakte die niet overeenkomt met het Catastro, het Spaanse kadaster) zijn makkelijker op te lossen voordat de koper ze ziet.

Geldig paspoort en NIE van elke eigenaar. Woont een van de eigenaren in het buitenland en komt die niet over om te tekenen, dan heeft hij een volmacht nodig. Bent u geen fiscaal inwoner van Spanje, dan gelden voor de verkoop eigen regels over inhouding en aangifte: zie verkopen als niet-ingezetene.

Energielabel, het certificaat van energieprestatie (CEE). Sinds 2013 verplicht om te verkopen en, minder bekend, verplicht in de advertentie zelf: de energieklasse (A tot G) moet in elk aanbod en elke advertentie staan, ook op de woningportalen. Een bevoegde technicus bezoekt de woning en stelt het op, en het wordt ingeschreven in het regionale register (in Andalusië het Registro de Certificados Energéticos Andaluces). Het is 10 jaar geldig (5 bij klasse G). Sinds 23 juli 2026 mogen alleen technici die in het landelijke register staan het ondertekenen (Real Decreto 659/2025, de regels voor energiecertificering): controleer of de uwe dat doet. Reken op 60 tot 150 euro, afhankelijk van grootte en ligging, en ongeveer een week.

Wat hebt u nodig voor de reservering en het aanbetalingscontract?

Zodra er een koper is, vragen zijn advocaat of zijn bank om wat bevestigt dat de woning is wat de advertentie zegt en dat er geen schulden op rusten. Als u dat klaar hebt, verloopt de onderhandeling sneller.

Laatste IBI-aanslag. Bewijst dat de gemeentelijke onroerendgoedbelasting is betaald en vermeldt de kadastrale referentie. U downloadt het bij uw bank of het invorderingskantoor (in de provincie Málaga het Patronato de Recaudación Provincial). Zonder kosten en direct beschikbaar.

Verklaring van de vereniging van eigenaren. Afgegeven door de secretaris-beheerder met goedkeuring van de voorzitter; de wet geeft hem 7 kalenderdagen (artikel 9 van de Ley de Propiedad Horizontal, de wet op het appartementsrecht). Zonder die verklaring passeert de notaris de akte niet, tenzij de koper er uitdrukkelijk van afziet. Ze is belangrijk omdat de koper aansprakelijk wordt voor onbetaalde servicekosten van het lopende jaar en de drie jaren daarvoor, dus hij zal erop staan. De beheerder mag er kosten voor rekenen als dat niet in zijn contract is inbegrepen: meestal 30 tot 60 euro, te betalen door de verkoper.

Statuten van de vereniging en recente notulen. Niet verplicht, maar de koper wil weten of er extra heffingen, geplande werkzaamheden of gebruiksbeperkingen zijn (bijvoorbeeld voor toeristische verhuur). De beheerder levert ze zonder kosten.

Verklaring van openstaande schuld of nulschuld van uw hypotheekverstrekker. Hebt u een hypotheek, dan verklaart de bank welk bedrag op de dag van de overdracht openstaat; de koper lost dat bij de notaris af en de akte vermeldt het. Is de hypotheek afgelost maar staat ze nog op de nota simple, vraag dan de verklaring van nulschuld aan (zonder kosten, binnen enkele dagen tot twee weken) en laat haar in het register doorhalen: notaris en register samen kosten 120 tot 310 euro zonder tussenpersoon en het duurt een tot drie maanden, dus begin er nu mee.

Laatste rekeningen van elektriciteit, water en gas. Ze bevestigen dat de aansluitingen actief zijn en op uw naam staan, zodat de koper de contracten overneemt in plaats van nieuwe aansluitingen aan te vragen. Zonder kosten.

Bewoonbaarheidsverklaring of vergunning voor eerste bewoning. Elke regio regelt dit op haar eigen manier. In Andalusië is de cédula de habitabilidad al tientallen jaren afgeschaft; het document is de licencia de ocupación die de gemeente afgaf toen het gebouw klaar was: bij een bestaande woning eist de notaris haar niet, maar de advocaat van de koper vraagt erom en de nutsbedrijven hebben haar nodig om aansluitingen te leveren. In de regio Madrid werd de cédula in 2018 afgeschaft; de gemeentelijke licencia de primera ocupación neemt haar plaats in. Hebt u haar niet, dan geeft de gemeente binnen enkele weken een afschrift af tegen een kleine vergoeding.

Tekeningen en bouwvergunningen, als u hebt verbouwd. Hebt u uitgebouwd, een terras dichtgemaakt of de indeling veranderd, houd dan de vergunning of de melding (declaración responsable) en de definitieve tekeningen bij de hand. Is de verbouwing nooit gemeld, dan kunt u dat beter nu weten dan bij de notaris: de koper ziet het zodra hij het Catastro met de werkelijkheid vergelijkt.

Bouwkundig keuringsrapport (IEE of ITE), als het gebouw oud genoeg is. Dat is een verplichting van de vereniging van eigenaren, niet van u, maar de koper zal ernaar vragen. In Andalusië bepaalt elke gemeente de regel (in Málaga zodra het gebouw 50 jaar oud is); in de regio Madrid eist Decreto 103/2016 (de regels voor bouwkundige keuring van de regio Madrid) het voor appartementengebouwen van meer dan 50 jaar oud (in sommige gevallen meer dan 30). De beheerder geeft u zonder kosten een kopie.

Verklaring dat er geen bouwovertreding loopt, of AFO (Andalusië). Staat uw woning op landelijke grond of heeft ze een oude uitbouw zonder vergunning, dan kan de advocaat van de koper vragen om een certificado de inexistencia de expediente de infracción urbanística (een verklaring dat er geen procedure wegens een bouwovertreding loopt), die de afdeling ruimtelijke ordening van de gemeente tegen betaling afgeeft. En is de woning meer dan 6 jaar geleden zonder vergunning gebouwd, zodat de gemeente de sloop niet meer kan bevelen, dan bestaat de status asimilado a fuera de ordenación (AFO): een gemeentelijke verklaring (Ley 7/2021 de Andalucía, de Andalusische wet op de ruimtelijke ordening, artikel 173) die erkent dat het gebouw bestaat, onderhoud en aansluitingen op nutsvoorzieningen toestaat en in het eigendomsregister wordt ingeschreven. Ze maakt de woning niet legaal, maar geeft de koper en zijn bank zekerheid. Er is een rapport van een technicus en een gemeentelijke vergoeding voor nodig; reken op enkele maanden. Veel landhuizen aan de Costa del Sol worden elk jaar zo verkocht, zonder problemen.

Het aanbetalingscontract (contrato de arras). Bezegelt de afspraak vóór de overdracht. De gebruikelijke vorm is de arras penitenciales (artikel 1454 van het Código Civil, het Spaanse burgerlijk wetboek): de koper betaalt een aanbetaling (volgens gewoonte 10% van de prijs; de wet noemt geen bedrag) en verliest die als hij afhaakt; haakt u af, dan betaalt u het dubbele terug. Het contract moet de prijs vermelden, de uiterste datum voor de overdracht (normaal 2 of 3 maanden), wie wat betaalt en de stand van de lasten. Teken het alleen met een verse nota simple voor u.

Waar vraagt de notaris om op de dag van de overdracht?

De notaris vraagt de nota simple op de dag zelf rechtstreeks op, maar de rest neemt u mee:

1. Originele paspoorten en NIE van alle verkopers (en de volmacht, als iemand voor een ander tekent).
2. Eigendomsakte.
3. Ingeschreven energielabel.
4. Verklaring van de vereniging van eigenaren, bij voorkeur minder dan 7 dagen oud.
5. Laatste aanslagbiljet van de IBI.
6. De schuldverklaring van de bank als er een hypotheek is; de bank stuurt meestal een vertegenwoordiger.
7. Uw bankgegevens en het bewijs van de ontvangen aanbetaling.
8. De sleutels.

Is de woning van een echtpaar dat in gemeenschap van goederen is gehuwd, dan tekenen beiden. Bent u gescheiden, dan hebt u het vonnis of het convenant nodig waarin de verdeling van het vermogen is vastgelegd. Verkoopt u een geërfde woning, dan moet eerst de akte van aanvaarding en verdeling zijn getekend, moeten de erfbelasting en de gemeentelijke plusvalía (de belasting op de waardestijging van de grond) zijn voldaan en moet de woning op naam van de erfgenamen staan: dat leggen we uit in een geërfde woning verkopen.

De tabel: wie het afgeeft, hoe lang het duurt en wat het kost

Indicatieve kosten voor 2026; waar het van de gemeente of de professional afhangt, staat dat erbij.

De checklist

Vóór het adverteren: eigendomsakte · nota simple · paspoort en NIE · ingeschreven energielabel.

Voor het aanbetalingscontract: IBI · verklaring van de vereniging van eigenaren · statuten · schuldverklaring van de bank · rekeningen van nutsvoorzieningen · bewoningsvergunning · tekeningen en vergunningen als er verbouwd is · IEE indien van toepassing · verklaring ruimtelijke ordening of AFO indien nodig.

Voor de notaris: al het voorgaande actueel, uw bankgegevens, het bewijs van de aanbetaling en de sleutels.

Wat doet het makelaarskantoor voor u?

Als u via ons verkoopt, controleren we de nota simple en het Catastro voordat we adverteren, vragen we het energielabel en de verklaring van de vereniging van eigenaren aan, signaleren we of er een oude hypotheek moet worden doorgehaald of een verklaring van ruimtelijke ordening nodig is, stellen we het aanbetalingscontract op en bereiden we het dossier voor dat de notaris vóór de overdracht ontvangt. Woont u in het buitenland, dan regelen we de volmacht met uw advocaat, zodat u niet hoeft te reizen. U tekent; het papierwerk loopt voor u uit.